Home / Статьи / Опись документов личного дела

Опись документов личного дела

Опись документов личного дела

Если, несмотря на отсутствие законодательных предписаний, организация решит ввести систему личных дел, то в качестве рекомендательных материалов можно использовать приведенные выше нормативные акты, касающиеся госслужащих. Кроме того, соблюдайте правила оформления документов, установленные, в частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст), в Правилах, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. (коммерческим организациям соблюдать все требования, приведенные в этом документе, необязательно) (абз. 3 введения к Правилам, одобренным решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Подробности в материалах Системы: 1. Ответ: Как оформить личное дело сотрудника Формирование личного дела Личное дело формируйте в отдельной папке на каждого сотрудника. Это удобная форма систематизации персональных данных.

Опись

Если фирма следует нормам ведения документации, определенным Росархивом, то в качестве формы для внутренней описи ей следует задействовать ту, что утверждена в приложении № 10 к вышеуказанным Правилам. В чем заключается специфика кадровых личных дел? Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого присутствуют такие источники, как:

  • трудовой договор;
  • заявление о приеме на работу;
  • инструкции — по охране труда, должностная;
  • личная карточка сотрудника;
  • копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
  • автобиография;
  • характеристики и рекомендации.

Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы по приложению № 10 к Правилам Росархива.

Особенности формы описи внутренних дел В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:

  • порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
  • итогового количества документов в описи;
  • общего количества листов описи.

Подписывается документ сотрудником, который его составил.

Внутренняя опись документов личного дела — образец

В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение. Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.

Инфоinfo
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Рассылка новостей журнала «отдел кадров»

Т-2); • личные дела; • лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате); • акты о несчастных случаях, связанных с производством; • тарификационные ведомости; • табели и наряды работников вредных профессий; • трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел; • протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет; • протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий; • документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий; • списки работников, уходящих на льготную пенсию; • штатные расстановки; • книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников. Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет.

Личное дело работника

Также существуют нормативные акты, регламентирующие особенности формирования личных дел в соответствующих ведомствах (п. 3.4.7 Правил, утвержденных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России 3.
Ситуация: Когда нужно составить внутреннюю опись документов личного дела Внутреннюю опись документов сразу вложите в дело и заполняйте ее по мере поступления в него документов. Перед сдачей дела на архивное хранение на описи сделайте итоговую запись, в которой укажите, сколько всего документов находится в деле и из скольких листов оно состоит.

Подтверждают такой порядок положения пункта 3.6.17 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов, их индексах, наименовании и количестве листов дела.

При этом сами листы внутренней описи пронумеруйте отдельно. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке (п.
3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).

Что такое опись документов и когда ее необходимо составить на предприятии?

Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.7.

Важноimportant
Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).9.
Вниманиеattention
Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов — ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.10.

Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).12.

Акты о несчастных случаях.13. Штатные расписания.14.

About Иван Колесниченко

Check Also

Инн для трудоустройства в 2017

Для работы в Москве и Московской области потребуется два патента. Период действия патента Выдача патента …

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *